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Organiser et gérer son temps

06/25/2018

Organiser et gérer son temps

1/ S’imposer un rythme de travail

Il est important de s’imposer un rythme et notamment se lever tôt comme si on partait travailler. Ne dit-on pas que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ?. Si on commence sa journée sans horaire fixe et que l’on répond au client à n’importe quelle heure de la journée c’est le risque de ne plus être crédible.

2/ Une journée bien réglée se prépare la veille

Il faut prévoir son programme à court et moyen terme. Il faut toujours se prévoir une plage pour la gestion des crises et des imprévus.

ATTENTION : ne pas se laisser polluer par les messages sur Facebook, mail … on perd facilement du temps à les consulter. On peut se prévoir une plage le matin dès que l’on se connecte, avant la pause déjeuner, après la pause déjeuner, à 16h et avant de terminer sa journée de travail. Je pense que cela permet d’être plus efficace.

3/ Exemple de semaine type 

  • Lundi : j’organise mon agenda, je planifie mes rendez-vous (après le week end on est frais et dispo).
  • Le mardi : c’est jour de prospection.
  • Le mercredi : généralement je publie un article sur mon blog.
  • Le jeudi : rendez-vous avec les clients, jour plus détendu.
  • Le vendredi : je planifie mes publications Facebook et Linkedin.

4/ Gérer les urgences

Bien penser à prioriser les activités et commencer par les plus importantes. Il est important d’être rigoureux et organisé.

5/ Comment hiérarchiser les tâches ?

Je commence par les tâches les plus pénibles le matin car je suis plus en forme et je suis plus productive avant le déjeuner et le coup de barre du début d’après-midi !

Il est important de bien trier ses documents, de tout classer par client …

Il faut aussi faire un tri dans les mails, faire des sous-dossiers et ne garder que des documents dont on se sert régulièrement.

6/ S’accorder des pauses c’est fondamental

Il est primordial de s’accorder des petites pauses afin d’être productif et de ne pas procrastiner. Dans mon cas, je m’accorde 15 min toutes les 2 heures pour souffler. Il en va de même pour midi : je prends une vraie pause déjeuner de 2h le midi. Comme on travaille non-stop sur écran d’ordinateur, il est important de s’accorder des pauses oculaires pour éviter les migraines.

Il est important de prendre aussi du temps pour soi pour se ressourcer. Quand j’ai un coup de mou et que j’ai besoin d’être reboostée, je vais me balader ou je fais du sport pour évacuer les tensions.

7/ Espace de travail

Il est important de bien délimiter sa zone de travail et son lieu de vie personnel.

8/ Planifier des TO-DO List hebdomadaire et mensuelle

Il est important d’établir un planning des tâches à faire. Cela permet de structurer la journée de travail et de remplir les objectifs que l’on s’est fixé. Il faut accomplir une tâche l’une après l’autre pour être efficace et ne pas se perdre dans ce que l’on fait.

Pour ma part, j’élabore un planning pour le jour d’après, puis je planifie notamment mes publications sur Facebook et Linkedin (Buffer) sur une semaine et je planifie également des tâches sur 1 mois notamment celles qui sont récurrentes (facturation …).

Il ne faut pas surcharger ses journées car il faut pouvoir souffler.

Il n’y a jamais de temps mort. Personnellement quand j’ai des périodes creuses, j’en profite pour prospecter (même si ce n’est pas ce que je préfère …), me former (SEO, référencement naturel …).

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9/ Organiser ses notes

Je suis à la fois de la vieille école : je note tout ce que je dois faire à l’instant T, le lendemain … dans un cahier ainsi que par informatique (Evernote). J’ai également un agenda où je note mes interventions chez les clients avec le nombre d’heures pour pouvoir établir mes factures.

Je note également des rappels dans mon téléphone (je préfère anticiper pour éviter d’oublier un rendez-vous).

En fin de journée, il est important de faire un bilan pour savoir ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire afin d’établir un planning pour la journée du lendemain.

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