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Assistante administrative indépendante, quel fut le déclic ?

24/01/2020

Assistante administrative indépendante, quel fut le déclic ?

Quel est le déclic pour se lancer ?

Pour ma part, ce fut la perte de mon emploi en 2017. J’ai repensé à l’orientation que je voulais donner à ma vie professionnelle et personnelle. J’ai découvert le métier d’assistante administrative indépendante via mon ancienne formatrice avec qui je me suis très bien entendue. 

En effet, elle travaillait à son compte en tant qu’entrepreneur salarié d’une coopérative d’activité. Après 6 mois de réflexion, j’ai crée la société Lili Assist U au sein de la coopérative d’activité Graines de Sol. J’étais plus heureuse et épanouie loin de la routine du salariat. Je ne pourrais jamais redevenir salariée après avoir été mon propre patron même s’il n’est pas facile de se faire connaître et d’attirer des clients.

 

  • Les avantages

 

Ce statut me permet de me délester des tâches fiscalescomptables et administratives (pour une assistante administrative cela peut prêter à sourire !). Tout est géré au sein de la coopérative ; note de frais, facture d’achat, bulletin de salaire … Cela me laisse tout le temps pour prospecter et développer mon activité. De plus, si je fais face à un mauvais payeur, la coopérative d’activité s’occupe de le relancer. Encore une fois, cela me permet d’être soulagée du quotidien. C’est un bon moyen de voir si mon activité est viable sans engager de frais. 

Je bénéficie également de leur statut juridique.

Contrairement au statut d’auto-entrepreneur, je n’ai pas d’épée de Damoclès au-dessus de la tête concernant le seuil de chiffre d’affaires à ne pas dépasser. Je suis donc libre de gérer ma clientèle.

 

  • Les inconvénients

 

En contrepartie, la coopérative d’activité se rémunère en prélevant 10% sur le chiffre d’affaires hors taxe. Néanmoins, je trouve que par rapport à tous les avantages c’est un moindre mal. 

Quand j’aurais assez de clients et que je pourrais me verser un salaire correct qui me permette de vivre de mon activité alors je pourrais me séparer de la coopérative ; couper le cordon une seconde fois en somme !

S'organiser pour gagner du temps

21/09/2019

S'organiser pour gagner du temps

Si on n'organise pas correctement nos journées de travail, on s'éparpille et on perd du temps. Il faut savoir gérer ses priorités pour gagner en efficacité.

Voici des pistes pour travailler de manière plus efficace :

1. Elaborer une to do list par semaine

  • Liste : succession de tâches mises les unes à la suite des autres.
  • To-do list : outil de travail et d’organisation pour gagner en productivité.

Une to do list efficace repose sur une priorisation des tâches. Il convient de séparer les projets des tâches nécessaires pour les réaliser. C'est la Théorie des "petits pas". Cela permet de lutter contre la procrastination. Il est important de décomposer chaque tâche afin d'éviter d'être démotivé et de continuer à avancer pas après pas.

 

to do list

2. Pas plus de 5 tâches par jour

Afin d'être plus productif et efficace, il est important de ne pas programmer plus de 5 tâches importantes par jour. Il est également important de prioriser chacune des tâches afin de réaliser les tâches les plus urgentes.

On va directement à l'essentiel puisque l'on s'est directement ce que l'on a à faire au quotidien et dans quel ordre.

3. Estimer le temps nécessaire pour chaque tâche

Il est important d'évaluer au mieux le temps que nous prend chaque tâche au jour le jour afin de pouvoir mieux s'organiser. Au départ, on hésite, on tâtonne ... c'est pourquoi il faut noter combien de temps nous prend les tâches afin de pouvoir au mieux les estimer dans l'avenir. Il est toujours utile de rajouter 10% de temps supplémentaire lorsque l'on réalise de nouvelles tâches afin de ne pas avoir de mauvaises surprises.

4. Finir chaque tâche avant de passer à une autre

Autant que possible, il faut finir chaque tâche avant de passer à une autre. Faire une chose à la fois est plus efficace que de faire du multitâche et de sauter d’une tâche l’autre : cela évite bien évidemment de se disperser.

Pour gagner du temps, faire en sorte de terminer les tâches les unes après les autres.

5. Différentes types de to do list

On peut faire des to do list à la semaine (ce que je fais personnellement) en programmant des post sur les réseaux sociaux que j'anime : FACEBOOK :

https://www.facebook.com/liliassistu/?ref=aymt_homepage_panel&eid=ARAgmkYNJpZIIyNIrcgdrwWy9pbl0UQYdeFeEeRv_w355Xe08M2rFfpmLSusBxhmuB329dJmuEIJMEuC

LINKEDIN :

https://www.linkedin.com/in/liliassistu/

Je les programme grâce à BUFFER.

Vous pouvez également les programmer jour par jour ou mois par mois selon la communication que vous avez à faire.


 

J'espère que ces éléments vous auront éclairer sur l'importance de prioriser et de s'organiser pour se dégager du temps et de pouvoir profiter de votre vie personnelle.

Le RGPD de A à Z

14/09/2018

Le RGPD de A à Z

1° Quelles sont les données personnelles concernées ?

Par données personnelles, il faut comprendre :

  • Nom
  • Prénom
  • Adresse
  • Mail
  • Numéro de téléphone
  • Date de naissance
  • Carte de crédit
  • Numéro de sécurité sociale
  • Identifiant carte SIM
  • Adresse IP
  • Photographie
  • Empreinte
  • Enregistrement vocal ...

 

Certaines données sont sensibles: opinion politique, aspiration religieuse, orientation sexuelle, problème de santé ... C'est pourquoi toute collecte en amont doit avoir un consentement écrit et explicite validé par la CNIL.

 

2° Qui décide des informations à partager ?

L'internaute est donc seul décideur des informations qu'il veut communiquer et auprès de qui il veut les partager.

L'internaute doit donc clairement dire ce qu'il souhaite partager avec l'entreprise. Même s'il a donné son accord, il peut toujours revenir sur sa décision pour modifier ou demander la suppression des données collectées.

Toutefois, on n'est pas toujours libre de nos "réponses". En effet, sur certains sites, il faut vraiment lire toutes les informations, car certaines sont déjà cochées et cela va à l'encontre de ce qui est mentionné dans la loi.

 

 

3° Pourquoi une telle réforme ?

Cette loi vise à renforcer la protection de la vie privée des internautes et est entrée en vigueur le 25 mai 2018. Cette réforme de la législation européenne était fondamentale pour limiter les dérives d'Internet. Ceci s'explique par l'explosion du numérique et l'apparition de nouvelles façons de consommer.

 

4° Qui doit se conformer à cette réforme ?

Toute structure utilisant des données personnelles concernant des Européens doit se conformer, qu’il s’agisse d’une entreprise publique ou privée, d’un sous-traitant, d’une association... Attention : le texte ne s’applique pas qu’aux entités basées en France. En effet, un groupe chinois, russe, américain ... qui collecte des données auprès de citoyens européens doit s'y conformer.

 

5° A quelles sanctions peuvent se retrouver confrontées les entreprises ?

Le non-respect de la RPGP expose l’entreprise à des sanctions financières pouvant atteindre les 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Il est donc fondamental d'être en conformité avec la loi. Pour ceux qui travaillent avec des sous-traitants, il est important de veiller à ce qu'ils se soumettent à la loi sous peine dans subir également les conséquences.

 

 

J'espère que cet article vous aura permis d'y voir plus clair sur le sujet du RGPD.

A bientôt pour un nouvel article.

N'hésitez pas à me laisser des commentaires.

Organiser et gérer son temps

25/06/2018

Organiser et gérer son temps

1/ S’imposer un rythme de travail

Il est important de s’imposer un rythme et notamment se lever tôt comme si on partait travailler. Ne dit-on pas que l’avenir appartient à ceux qui se lèvent tôt ?. Si on commence sa journée sans horaire fixe et que l’on répond au client à n’importe quelle heure de la journée c’est le risque de ne plus être crédible.

2/ Une journée bien réglée se prépare la veille

Il faut prévoir son programme à court et moyen terme. Il faut toujours se prévoir une plage pour la gestion des crises et des imprévus.

ATTENTION : ne pas se laisser polluer par les messages sur Facebook, mail … on perd facilement du temps à les consulter. On peut se prévoir une plage le matin dès que l’on se connecte, avant la pause déjeuner, après la pause déjeuner, à 16h et avant de terminer sa journée de travail. Je pense que cela permet d’être plus efficace.

3/ Exemple de semaine type 

  • Lundi : j’organise mon agenda, je planifie mes rendez-vous (après le week end on est frais et dispo).
  • Le mardi : c’est jour de prospection.
  • Le mercredi : généralement je publie un article sur mon blog.
  • Le jeudi : rendez-vous avec les clients, jour plus détendu.
  • Le vendredi : je planifie mes publications Facebook et Linkedin.

4/ Gérer les urgences

Bien penser à prioriser les activités et commencer par les plus importantes. Il est important d’être rigoureux et organisé.

5/ Comment hiérarchiser les tâches ?

Je commence par les tâches les plus pénibles le matin car je suis plus en forme et je suis plus productive avant le déjeuner et le coup de barre du début d’après-midi !

Il est important de bien trier ses documents, de tout classer par client …

Il faut aussi faire un tri dans les mails, faire des sous-dossiers et ne garder que des documents dont on se sert régulièrement.

6/ S’accorder des pauses c’est fondamental

Il est primordial de s’accorder des petites pauses afin d’être productif et de ne pas procrastiner. Dans mon cas, je m’accorde 15 min toutes les 2 heures pour souffler. Il en va de même pour midi : je prends une vraie pause déjeuner de 2h le midi. Comme on travaille non-stop sur écran d’ordinateur, il est important de s’accorder des pauses oculaires pour éviter les migraines.

Il est important de prendre aussi du temps pour soi pour se ressourcer. Quand j’ai un coup de mou et que j’ai besoin d’être reboostée, je vais me balader ou je fais du sport pour évacuer les tensions.

7/ Espace de travail

Il est important de bien délimiter sa zone de travail et son lieu de vie personnel.

8/ Planifier des TO-DO List hebdomadaire et mensuelle

Il est important d’établir un planning des tâches à faire. Cela permet de structurer la journée de travail et de remplir les objectifs que l’on s’est fixé. Il faut accomplir une tâche l’une après l’autre pour être efficace et ne pas se perdre dans ce que l’on fait.

Pour ma part, j’élabore un planning pour le jour d’après, puis je planifie notamment mes publications sur Facebook et Linkedin (Buffer) sur une semaine et je planifie également des tâches sur 1 mois notamment celles qui sont récurrentes (facturation …).

Il ne faut pas surcharger ses journées car il faut pouvoir souffler.

Il n’y a jamais de temps mort. Personnellement quand j’ai des périodes creuses, j’en profite pour prospecter (même si ce n’est pas ce que je préfère …), me former (SEO, référencement naturel …).

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9/ Organiser ses notes

Je suis à la fois de la vieille école : je note tout ce que je dois faire à l’instant T, le lendemain … dans un cahier ainsi que par informatique (Evernote). J’ai également un agenda où je note mes interventions chez les clients avec le nombre d’heures pour pouvoir établir mes factures.

Je note également des rappels dans mon téléphone (je préfère anticiper pour éviter d’oublier un rendez-vous).

En fin de journée, il est important de faire un bilan pour savoir ce qui a été fait, ce qu’il reste à faire afin d’établir un planning pour la journée du lendemain.

Appel d'offres suite et fin

11/06/2018

Appel d'offres suite et fin

Après avoir reçu la bonne nouvelle de la notification du marché, voici la procédure à suivre. Je vous parle par rapport à l’expérience que j’ai des appels d’offres notamment dans le domaine du bâtiment.

1/ Documents administratifs

Il faut renvoyer les documents administratifs en règle :

  • K-Bis de moins de 3 mois
  • Assurance RC Décennale en cours
  • Attestation fiscale en cours
  • Attestation de cotisations sociales à jour
  • Attestation sur le travail des étrangers

2/ Notification du marché

Après avoir prouvé « notre bonne foi », le marché est notifié et il ne reste plus qu’à signer et à remplir l’ordre d’exécution.

Il ne reste plus qu’à exécuter son marché.

3/ Mes petits trucs pour gagner du temps

Après avoir remporté un chantier, généralement je remplis un tableau de suivi de chantier :

Nom du chantier, le montant, le lieu, les travaux à réaliser.

J’élabore également « une fiche suivi » de chantier. Cela permet d’avoir toutes les informations sur le chantier à portée de main :

  • Numéro du lot
  • Nom du chantier
  • Adresse
  • Téléphone et coordonnées du Maître d’Oeuvre, Maître d’Ouvrage, Economiste …
  • Montant du marché
  • Numéro des Situations de Travaux et leur montant
  • Date d’envoi des Situations de Travaux

4/ Elaboration du Devis

Ensuite même si le chantier a lieu dans plusieurs mois, j’établis le devis afin, encore une fois, de gagner du temps si plusieurs chantiers sont signés pour la même période par la suite.

5/ Réalisation du PPSPS

Il s’agit du Plan Particulier de Sécurité et de Protection de la Santé. Il évalue les risques professionnels liés à l’activité de l’entreprise.

Il est à fournir sous 1 délai de 30 jours à 8 jours après la signature du contrat selon les types d’entreprises (second oeuvre ou non).

° Il faut renseigner le nom du chantier, le type de travaux à réaliser (nature, délais, effectifs).

° Le nom des intervenants (Maître d’Oeuvre, Maître d’Ouvrage …).

° Le nom des organismes de santé et de prévention (DIRECCTE, OPBTP, CARSAT).

° Le matériel de secours mis à disposition sur place et les formations suivies par le personnel.

° Les installations sur le chantier (emplacement, si ce dernier est sécurisé et si oui comment).

° Les mesures de prévention et d’hygiène mises en place.

° Le descriptif des risques liés à l’activité et les actions mises en place pour parer au danger.

4/ Situation de Travaux

Chaque mois, il faut établir la Situation de Travaux avec le descriptif de l’avancée des Travaux.

Cela tient lieu de facture qu’il faut envoyer au plus tard le 20 du mois (dans la majorité des cas).

En retour, un certificat de paiement nous est transmis.

En fin de chantier, un DGD (décompte général définitif) est envoyé. Cela permet de montrer que l’ensemble des prestations a été exécuté et qu’ainsi le montant est égal à 0. (à part s’il y a eu des travaux supplémentaires, des moins values …)

5/ DOE

C’est un document contractuel établi dans le domaine du bâtiment. Il est remis au Maître d’Oeuvre au moment de la livraison du chantier. Il est souvent réalisé en 3 exemplaires (avec 1 version numérique parfois).

Il doit être conforme au CCTP.

Il doit contenir l’ensemble des matériaux utilisés avec les fiches techniques détaillées, les procédés utilisés.

Il doit être clair et concis.

 

Je pense vous avoir donné une version concise des différentes tâches que j’effectue lors de la réalisation des appels d’offres (version bâtiment) sur l’avant et l’après validation du marché .

 

J’attends vos retours et vos commentaires !